Contratos de Manutenção e Materiais – Parte 6: Gestão de Estoques

Rui Muniz

A principal razão da necessidade de gerenciar estoques é por se tratar de investimentos em bens sobre os quais se paga “juros“, que podemos chamar de custos de guarda.

Os custos de guarda colocam a gestão permanentemente em discussão: devemos reduzir o tamanho de estoques ou trabalhar com altos estoques. Esta, com certeza, é uma medida que a  gerencia deverá determinar o ponto ótimo de aproveitamento dos recursos e minimização dos efeitos relacionados a custos.

Os custos de guarda forçam permanentemente a redução de estoques e seus principais componentes são:

1. custo de oportunidade – representa em média 15% dos custos de guarda, porque as empresas pagam juros para adquirirem materiais, quando se utilizam de  empréstimos; por outro lado, o dinheiro investido em materiais para estoque poderia ser investido em outras necessidades;
2. custo de estocagem e manuseio – está relacionado ao custo operacional dos espaços ocupados e a movimentação de itens
3. custo de impostos e seguros – proporcional ao volume de estoques no final do exercício
4. roubos
5. obsolescência
6. deterioração.

A busca por estoques baixos se dá porque os custos de guarda são variáveis, portanto uma função do tempo. O valor percentual anual de custo de guarda de um item varia entre 20 e 40%.

Por exemplo, uma empresa tem um custo médio anual de guarda de 30%, com um valor médio do estoque igual a 20% das vendas; por consequência, o custo anual de guarda é igual a 6% (0,3 x 0,2) das vendas.

No entanto, há justificativas para manter altos estoques, visto que alguns custos são reduzidos com o aumento de estoques, como:

1. custo de colocação de pedido
2. custo de setup – reduz o custo de preparação de sistema (tempo ocioso, limpeza, etc.
3. utilização de estrutura fixa, equipamentos e mão-de-obra – reduz custo por aumento de produtividade
4. custo de transporte – aumento de estoque permite melhor composição de cargas e reduz custo de transporte por rateio de carga.

O sistema padrão de estoque pode ser representado pelo gráfico a seguir, auto explicativo quanto aos pontos em destaque, que serão consequência da Política de Gestão de Estoque e do modelo de gerência adotados, função dos objetivos buscados na relação Custo x Nível de Serviço.

a.7 Sistemas de Controle de Estoques

Os Sistemas de Controles de Estoques procuram responder a duas questões preliminares: quanto e quando comprar?

Para tanto, é necessário entender que o tipo de demanda que temos na UFRGS, consequência da manutenção existente ser majoritariamente corretiva, é independente; ou seja, ela é aleatória – não se sabe quando irá ser demandado um item.

Há o Sistema de Revisão Periódica, que dispara Pedido em Intervalos Fixos e Reposição Periódica, que pode possibilitar desabastecimento pelo não atendimento a imprevisibilidade das solicitações .

Desta forma, a opção a ser feita é pelo Sistema de Revisão Contínua, que oferece Ponto de Reposição e Quantidade Fixa de Pedido, que favorece a manutenção de Estoques de Segurança a ser determinado pela relação Custo x Nível de Serviço.

a.8 Localização

Uma questão de grande importância é a localização e a logística relacionada ao Almoxarifado. Este tema e de vital importância pois as questões de logística e definições de localização são de interesse estratégico levando em conta as dimensões da Universidade.

Para a instalação do Almoxarifado deverá ser considerada a localização, a capacidade e a possibilidade de uma cobertura proporcionada por Centros de Distribuição menores nos Campi.

Os Parâmetros a serem considerados para a localização deverão ser Demanda, Distâncias e Custos – Custo de Transferência, Custo de Distribuição e Custo de Armazenagem.

Para a localização, podemos classificar alguns fatores como internos e externos, que podem ser identificados como tangíveis e intangíveis. Os fatores tangíveis são os associados a formas físicas; os intangíveis, são menos definidos e incluem fatores como ética de trabalho, fatores institucionais e governamentais, clima, história de ocupação da área, entre outros.

Os fatores externos tangíveis estão principalmente fora dos limites do terreno, como acessibilidade, atividades vizinhas, etc. Já os intangíveis podem incluir a zona, autorização para construir, clima político, restrição de recursos, questões ambientais, custos de construção, entre outros fatores.

Os fatores internos predominam dentro do terreno. Os fatores internos tangíveis são topografia, prédios existentes, suprimentos, áreas de tráfego, ; como intangíveis, estão a configuração, segurança, aparência, estilo gerencial e contorno de região.

Portanto, o planejamento deve responder ao uso e à utilidade organizacional hoje e nos próximos anos – prédios, espaço aberto, estacionamento e áreas verdes devem ser delimitados. Um bom horizonte de planejamento e de projeto são garantidos por informações e estratégia adequadas e a determinação da planta a partir do layout de ocupação.

a.9 Estrutura Organizacional e Operacional

Verificados os elementos de concepção que determinam as definições adotadas, que atendem às questões de economicidade e nível de serviço, uma alternativa otimizada para a estrutura a ser adotada é a de conceber um Almoxarifado Central, responsável pelo gerenciamento de estoques da UFRGS, com Centros de Distribuição de Materiais – CDM, por Prefeitura Universitária, que atenderão às demandas emergenciais a partir de estoques regulares de materiais associados às manutenções corretivas emergenciais. As demandas programadas, por sua vez, terão os materiais repassados aos CDM por planejamento de demanda.